làm việc từ xa, từ a đến z

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hiện nay, mô hình làm việc từ xa đã trở nên phổ biến. Nhiều doanh nghiệp và tổ chức đang tận dụng cơ hội để chuyển đổi toàn diện bằng cách cho phép nhân viên làm việc ngoài văn phòng. Điều này mang lại lợi ích cho nhà quản lý thông qua việc tối ưu hóa chi phí và nguồn lực khi có thể tuyển dụng nhân tài từ khắp nơi trên thế giới, đồng thời giúp người lao động có nhiều cơ hội việc làm, nâng cao năng suất, tính tự chủ và sự hài lòng trong công việc.

Tuy nhiên, thành công chỉ đến khi doanh nghiệp có kế hoạch hỗ trợ bài bản, thúc đẩy tinh thần đồng đội một cách hợp lý và hấp dẫn, cùng với sự hợp tác chủ động từ mỗi cá nhân. Trong cuốn sách này, Lisette Sutherland, một chuyên gia quốc tế về chiến lược nhóm ảo, cung cấp hướng dẫn chi tiết giúp các tổ chức và cá nhân phát triển bền vững khi làm việc từ xa. Dựa trên những lời khuyên thực tiễn từ kinh nghiệm chuyên môn, các nghiên cứu sâu rộng và các cuộc phỏng vấn với quản lý và nhân viên trên toàn cầu, tác giả đưa ra lộ trình tối ưu hóa hiệu quả nhóm, bao gồm:

- Đánh giá và phát triển năng lực làm việc nhóm của cá nhân

- Thiết lập không gian làm việc từ xa

- Xây dựng thỏa thuận chung cho nhóm

- Tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả

- Thúc đẩy các hoạt động truyền thông tích cực

Với nhiều tài liệu thực hành và lời khuyên cụ thể để nuôi dưỡng sự hợp tác, tính linh hoạt và tinh thần đồng đội, cuốn sách là tài liệu tham khảo hữu ích và truyền cảm hứng cho những ai muốn phát triển trong môi trường làm việc từ xa hiện nay.

TRÍCH ĐOẠN

Về lợi ích của làm việc từ xa đối với chủ doanh nghiệp:

“Lý do chính khiến chúng ta cân nhắc mô hình làm việc từ xa là tỷ suất hoàn vốn. Hầu hết các công ty tôi phỏng vấn đều cho biết họ tiết kiệm được chi phí theo nhiều cách khác nhau.

Trước hết là việc giữ chân nhân tài: chi phí để duy trì những nhân viên giá trị thấp hơn nhiều so với việc tuyển dụng và đào tạo người mới.

Tiếp theo là chi phí cho trang thiết bị làm việc. Nếu làm việc tại văn phòng, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ thiết bị. Với quy mô nhỏ, chi phí này không đáng kể, nhưng đối với các doanh nghiệp lớn, đây là một khoản tiết kiệm đáng kể.”

Về tư duy quản lý tập trung vào kết quả:

“Năm 2003, Cali Ressler và Jody Thompson đã phát triển chiến lược làm việc tập trung vào kết quả thay vì thời gian hiện diện. Chiến lược này được gọi là ROWE (Results-Only Work Environment) – một phương pháp quản lý đánh giá nhân viên dựa trên kết quả thực tế thay vì thời gian họ có mặt tại nơi làm việc.

Các doanh nghiệp áp dụng ROWE thường chia nhỏ dự án lớn thành những đầu việc cụ thể hoặc theo mốc thời gian ngắn dựa trên cam kết của nhân viên. Phương pháp này giúp nhận diện và xử lý nhanh chóng các khó khăn tiềm tàng trong các dự án dài hạn.

Theo CultureIQ, chiến lược ROWE trao quyền cho nhân viên, cho phép họ đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chung, từ đó tạo ra đam mê và sự cống hiến. Khi mỗi cá nhân tự chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình, họ sẽ có động lực cao hơn để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.”

Về việc xây dựng sự gắn kết khi các thành viên ít gặp mặt trực tiếp:

“Có nhiều phương pháp để xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Cách đơn giản nhất là sử dụng webcam. Việc nhìn thấy khuôn mặt giúp chúng ta cảm thấy gắn kết hơn so với việc chỉ nghe giọng nói và tên. Vì vậy, hãy ưu tiên các cuộc gọi video thay vì chỉ gọi điện thoại, cho dù là trao đổi giữa hai người hay họp nhóm.

Tuy nhiên, webcam chỉ là bước khởi đầu. Trong các đội ngũ làm việc từ xa, nhiều người thường chỉ xuất hiện trong các cuộc họp để thảo luận rồi quay lại làm việc riêng, dẫn đến thiếu thời gian tìm hiểu nhau. Tại Happy Melly, nơi tôi quản lý các nhóm chuyên môn phân tán, chúng tôi dành thời gian cho những trao đổi cá nhân trong mọi cuộc họp. Thành viên có thể đến sớm từ 5-10 phút để trò chuyện tự do; nếu không, họ chỉ cần tham gia đúng giờ. Việc dành thời gian cho những câu chuyện đời thường giúp đồng nghiệp hiểu nhau hơn và tăng cường sự gắn kết.”

Về việc chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa:

“Ngoài lợi ích về năng lực cạnh tranh và thu hút nhân tài, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình ưu tiên làm việc từ xa vì hai lý do. Thứ nhất, năng suất của công ty sẽ không bị gián đoạn bởi các yếu tố như bệnh tật, giao thông hay thời tiết. Thứ hai, việc chuẩn bị cho mô hình làm việc từ xa giúp doanh nghiệp trở nên vững mạnh hơn. Những quy trình chuẩn bị này sẽ mang lại giá trị cho hoạt động của doanh nghiệp, bất kể cuối cùng bạn có áp dụng hoàn toàn chế độ này hay không.”