Outlook Express Backup (OEB): Giải Pháp Sao Lưu Email Hiệu Quả

Mặc dù Outlook Express (OE) là ứng dụng thư điện tử được ưa chuộng, song nhiều người dùng lại chưa biết cách sao lưu email và các thiết lập cá nhân quan trọng để có thể khôi phục khi gặp sự cố. Có lẽ nguyên nhân là do Microsoft chưa cung cấp công cụ hỗ trợ người dùng thực hiện việc này một cách hiệu quả.

Phần mềm Outlook Express Backup (OEB) phiên bản 6.5 của Genie-Soft Corporation thực sự là một giải pháp hữu ích cho những ai sử dụng email như một công cụ làm việc thiết yếu. Đây được xem là phần mềm đơn giản và hiệu quả nhất trong việc sao lưu và khôi phục thư tín cùng các thiết lập của OE.

Với OEB, bạn có thể sao lưu/phục hồi dữ liệu và thiết lập cho từng người dùng OE trên máy tính (multiple Identities), bao gồm: bộ lọc thư, tài khoản email, thông số hoạt động, chữ ký, kiểu mẫu email. Ngoài ra, OEB còn cho phép sao lưu Favorites, Internet Explorer Settings, Windows Address Book và bất kỳ file nào bạn chỉ định.

OEB cung cấp nhiều tính năng hữu ích như: lựa chọn nhiều mức độ nén file tùy theo cấu hình máy tính, chia tách file sao lưu để phù hợp với dung lượng lưu trữ, ghi file sao lưu trực tiếp lên đĩa CD/DVD (nếu máy có ổ ghi), bảo vệ file sao lưu bằng mật khẩu và mã hóa 128-bit, xem nội dung file sao lưu và lựa chọn phục hồi bất kỳ mục nào, cũng như lên lịch tự động sao lưu.

Thiết Lập Sao Lưu

Chạy chương trình, mở menu Tools/Preferences.
Trong hộp thoại Backup Settings, chọn mục Backup Settings (cửa sổ bên trái) và chỉ định mức độ nén tại ô Backup Compression Level (cửa sổ bên phải). Lưu ý: mức độ nén càng cao, tốc độ sao lưu càng chậm.
Chọn mục Automatically verify my backup để OEB tự động kiểm tra file kết quả sau khi sao lưu, tránh trường hợp file bị lỗi.
Đánh dấu chọn mục Backup without closing Outlook Express nếu không muốn đóng OE mỗi lần sao lưu.

Các Bước Sao Lưu

Chạy chương trình, chọn Backup Now.
Trong hộp thoại The Backup Job, bạn thực hiện các khai báo sau rồi bấm Next:
Đặt tên cho lần sao lưu này, tên file sao lưu trong ô Backup File Name sẽ thay đổi tương ứng.
Đặt tên cho file sao lưu (có tên đuôi là .boe). Nếu không áp dụng chế độ nén, tên này sẽ là tên thư mục chứa các file sao lưu.
Chọn Use same name for Backup File Name and Backup Destination Name nếu muốn tên hai mục này giống nhau khi sửa chữa một trong hai.
Chỉ định định dạng ngày giờ để tự động chèn vào tên file sao lưu.
Chọn file sao lưu đã có để lấy các thiết lập của nó áp dụng cho file mới.
Trong hộp thoại Backup Media Type, chọn nơi lưu trữ: ổ cứng máy tính cá nhân/mạng nội bộ (Local/LAN), FTP server (Internet), chia ra nhiều đĩa (Multiple Disks) hay ghi lên CD/DVD. Nếu chọn Local/LAN, bạn khai báo thêm:
Chỉ định thư mục lưu trữ các file sao lưu.
Tạo file sao lưu là file nén tự chạy (.exe), bạn có thể phục hồi dữ liệu ngay cả khi không có OE.
Chỉ định dung lượng tối đa cho file sao lưu dạng nén (từ 500MB đến 2GB), trên dung lượng này, chương trình sẽ tự động tách thành nhiều file.
Trong hộp thoại Backup Items, bạn chọn các thành phần cần sao lưu. Bạn có thể chỉ định sao lưu từng hộp thư và từng loại dữ liệu thiết lập trong OE. Để bổ sung thêm các file khác, chọn Add Files and specify the path to those files.

Các Bước Phục Hồi

Chạy chương trình, chọn Restore Now.
Trong hộp thoại The Restore Job, bấm nút Select Backup File để chọn file sao lưu đã có. Bấm Next.
Trong hộp thoại Select Mail Identity, bấm nút Select Mail Identity, chọn tên người sử dụng rồi chọn Restore all emails as is khi bạn muốn phục hồi toàn bộ email như cũ, hoặc chọn Append emails to existing folder khi chỉ muốn bổ sung các email cũ vào hộp thư mới. Sau cùng, chọn các thành phần cần phục hồi rồi bấm Next.
Đặc biệt, bạn cũng có thể phục hồi từng email bằng cách sau:
Mở hộp thoại Choosing which data to restore, trong phần Outlook Express Data chọn người sử dụng (mail identity).
Chọn hộp thư (thư mục) chứa email cần phục hồi rồi bấm nút View Folder emails.
Chọn thư -> bấm nút Save e-mail as .ml để phục hồi thành file có tên mở rộng là eml.

Chú ý: Nếu file sao lưu dạng nén tự chạy bị hỏng, bạn có thể “cứu chữa” bằng cách mở menu Tools chọn lệnh Extracting .boe File From .exe File để chuyển sang dạng file nén thường, sau đó tự phục hồi các thông tin còn tốt. Nếu bạn phục hồi từ file sao lưu chia thành nhiều đĩa, bạn phải đưa đĩa cuối cùng có chứa file với phần tên mở rộng là .oeb vào trước.